Signature électronique : l'alliée indispensable de votre sécurité

Face à l’essor du télétravail et au besoin grandissant des entreprises de se digitaliser, la signature électronique devient peu à peu un outil incontournable. Depuis quelques années et notamment la crise du coronavirus, elle connaît un véritable boom : le marché a augmenté de 25% entre 2020 et 2021 selon les chiffres du cabinet d’études Forrester, et la tendance devrait se poursuivre au vu des nombreux avantages que ce procédé présente. Rapide et simple à réaliser, la signature électronique permet de signer des documents en seulement quelques clics via n’importe quel appareil – ordinateur, smartphone ou tablette – et ce, en toute sécurité. 

Une démarche simple et sécurisée 

Alors que la signature manuscrite peut être facilement falsifiée ou usurpée, ce n’est pas le cas de son pendant numérique. En effet, la signature électronique ne prend pas la même forme : elle est constituée d’une suite de chiffres qui permet de garantir l’identité du signataire, mais aussi l’intégrité du document, c’est-à-dire qu’il n’a subi aucune modification après avoir été signé. Elle est infalsifiable, irrévocable et non réutilisable, puisqu’elle est unique et ne pas être apposée sur un autre contrat. 

La signature électronique se fait en passant par un tiers de confiance certifié, via des applications ou plateformes spécialisées, telles que Yousign. Reconnue par les autorités françaises et européennes, cette entreprise, créée à Caen en 2013, présente l’avantage d’héberger l’ensemble des données en Europe. Soumise aux normes de la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), elle assure la confidentialité de l’ensemble des documents et informations traitées. 

Très simple d’utilisation et adaptable aux enjeux des différents secteurs d’activité, Yousign propose également d’autres fonctions pour faciliter l’organisation et la gestion administrative des entreprises. La plateforme permet de suivre en temps réel l’avancée des signatures, d’automatiser les relances, mais aussi d’archiver directement l’ensemble de vos documents. 

Un gain de temps et d’argent 

L’un des principaux atouts de la signature électronique reste le gain de temps. Il n’est désormais plus nécessaire de se déplacer ou de poster ses contrats et d'attendre plusieurs semaines pour que celui-ci soit finalisé. Les délais de transmission se trouvent considérablement réduits, la procédure accélérée et les échanges se fluidifient. Il suffit de quelques minutes pour signer tous types de documents, qu’il s’agisse de factures, de bulletins de paie, de compromis de vente, de devis ou encore d’appels d'offres. Elle est donc utilisable en interne comme en externe. Selon les statistiques de la plateforme Yousign, 60% des documents sont signés en moins de 15 minutes. Un gain de temps précieux pour les professionnels, quelle que soit la taille de leur entreprise, et un atout majeur pour leur performance et leur compétitivité. 

Mais c’est aussi un outil économique. Au-delà de l’adage “le temps, c’est de l’argent”, la dématérialisation d’une société amène, entre autres, une réduction des coûts liés au papier et à l’impression et aux frais d’expédition. Selon le cabinet d’études Gartner, jusqu’à 3% du chiffre d'affaires annuel d’une entreprise est consacré à l’impression. “La dématérialisation des process administratifs représente donc un gain économique considérable qui peut se chiffrer à plusieurs milliers d’euros, selon votre chiffre d’affaires annuel”, précise Yousign.