Papiers administratifs : comment bien les classer ?

© abacapressLorsque vous recevez des papiers administratifs ou encore médicaux, il faut bien souvent les mettre de côté, les conserver, et cela demande une certaine organisation, un certain rangement. Anouk, coach rangement et organisation à domicile de tousmescoachs.fr vous donne ses conseils pour bien classer vos papiers administratifs.

Nous recevons énormément de papiers de toutes sortes et la majorité d'entre eux doit être conservée. La question est : comment les conserver et pendant combien de temps. Naturellement, tous ces documents ont des délais de garde différents. Nous pouvons donc les trier de manière différente en fonction de leur usage.

Garder à portée de main les papiers à consulter fréquemmentLe bon conseil : garder à portée de main dans des classeurs et dans des trieurs les documents dont vous pouvez avoir besoin pendant une année. Les documents qui pourraient avoir besoin d'être consultés pendant l'année doivent être rangés dans dans classeurs simples, qui peuvent facilement être sortis d'un meuble de rangement pour être compulsés.

En revanche, les documents qui doivent être gardés à portée de main pour des périodes de temps assez courtes peuvent être eux rangés dans des trieurs qui permettent de ranger beaucoup de documents dans un petit espace et qui restent pratiques à manipuler.

Archiver les papiers à conserver à long termeEnfin, le troisième type des rangement : des boîtes d'archives pour les documents qui doivent être conservés sur une durée longue et que vous n'avez pas besoin de regarder régulièrement, du type bulletin de salaire ou relevé bancaire. Ils peuvent être rangés dans des boîtes d'archives qui pourront être stockées dans les lieux plus inaccessibles, voire même en dehors de votre domicile.

Il existe aussi depuis quelques années pour les gens anxieux des sociétés de stockage en ligne sur lesquelles vous pouvez déposer des documents importants que vous aurez préalablement scannés. Il peut être important pour certains papiers d'avoir une sauvegarde.

Rangez les papiers dès réceptionTous ces documents ayant des délais de garde, il ne faut surtout pas les conserver à vie. Si l'on prend l'exemple des factures de téléphone, elles ne doivent être conservées qu'un an. Il est donc tout à fait inutile d'avoir un classeur entier depuis des années de vos factures. Cela concerne tous les papiers, et les dates peuvent être trouvées sur Internet. Le meilleur moment pour faire le tri de ses documents est le début de l'année, le mois de janvier, puisqu'une année s'étant écoulée, vous pouvez jeter l'année la plus ancienne.

Autres documents à conserver, et qui peuvent être archivés, les relevés de compte, les talons de chèques, etc... qui doivent être conservés 5 ans. Pour ne pas crouler sous les papiers, commencez par les ranger dès que vous les avez reçus, et surtout n'oubliez pas de faire le tri une fois par an.