Trucs et astuces pour bien gérer ses mails

1 - Savoir si votre correspondant a bien reçu votre mail

Invitation à une soirée, confirmation d'un rendez-vous, réclamations auprès d'un cybermarchand... Il est très fréquent d'avoir à envoyer un e-mail important, mais comment être sûr que le destinataire l'a bien reçu et, surtout, l'a bien lu ?

Pour être certain qu'une personne a bien reçu votre e-mail, vous pouvez utiliser la fonction Accusé de réception. C'est à vous d'activer cette option juste avant l'envoi de l'e-mail.En ouvrant votre e-mail, le destinataire verra s'afficher un message lui demandant d'accuser sa réception. Si le destinataire confirme la lecture du message, vous recevez immédiatement un mail vous avertissant de sa bonne réception.

Attention : le destinataire peut refuser d'accuser la réception de l'e-mail tout en l'ayant bien reçu.

Pour demander un accusé de réception :

- Sur le webmail Orange :Une fois votre e-mail rédigé, cochez la case "Confirmation de lecture", puis envoyez votre e-mail.

- Sur Outlook Express : Un fois votre e-mail rédigé, cliquez dans la barre de menu sur "Outils", cliquez ensuite sur "Demander une confirmation de lecture", puis envoyez votre e-mail.

- Sur Thunderbird :

Un fois votre e-mail rédigé, cliquez dans la barre de menu sur "Outils", puis sélectionnez "Options". Activez ensuite l'option "Lors de l'envoi de messages, toujours demander un accusé de réception".

2 - A quoi correspondent les sigles A, CC, CCI ?

Dans un e-mail, l'insertion d'un ou de plusieurs destinataires peut se faire dans 3 zones possibles.

- La zone "A" : c'est dans ce champ que vous insérez l'adresse mail du ou des destinataires principaux.

- La zone CC, abréviation de "Copie carbone" ou "Copie conforme" : vous inscrivez dans ce champ le ou les adresses mails des destinataires secondaires. Les destinataires placés en "Copie carbone" comprennent que ce mail leur est adressé en copie pour information.

Lors de l'envoi d'une invitation pour une soirée par exemple, vous pouvez placer l'adresse mail de votre conjoint dans le champ CC. Vous l'informez ainsi que vous avez bien expédié le mail pour l'organisation de la fête...

- La zone CCI : ce troisième champ est rarement affiché par défaut dans une messagerie. Il s'agit du "Copie carbone invisible". Ce champ est utile si vous ne souhaitez pas que tous les destinataires de votre message voient à qui le message est adressé.Attention : prenez garde à la teneur de votre message lorsque vous faites une "réponse à tous"... des personnes peuvent se trouver en copie cachée invisible !

Insérer des destinataires en Copie Cachée invisible :

- Sur le webmail Orange :Si vous souhaitez envoyer un message en copie cachée à certains destinataires, cliquez sur "Accéder à mes contacts", puis sélectionnez le ou les nom(s) de personnes à qui vous souhaitez envoyer votre message en copie cachée et ajoutez les dans la case "CC".

- Sur le webmail Outlook :Avec un logiciel de messagerie type Outlook, l'option "Copie carbone invisible" est par défaut masquée. Lors de la rédaction de votre message, il suffit de cocher l'option "Tous les en-têtes" dans le menu "Affichage" pour qu'apparaisse la ligne "Cci ". 

3 - Comment créer un message d'absence

Vous êtes en congés et un mail sans réponse de votre part peut agacer ou inquiéter l'un de vos contacts. Pour anticiper ce type de désagrément, vous pouvez créer et activer un message d'absence.

A chaque réception de mail, et sans aucune action de votre part durant votre absence, votre boîte mail enverra un message type à l'émetteur de l'e-mail lui indiquant votre absence et votre date de retour.

Créer un message d'absence :

Sur Gmail :Cliquez sur "Paramètres", puis "Général". Descendez ensuite sur la page jusque "Réponse automatique". Cochez ensuite "Réponse automatique activée", indiquez les dates de début et de fin du programme, puis rédigez le message à envoyer en retour.

Sur votre messagerie Orange :Cliquez dans le menu de gauche sur l'onglet "Mes préférences". Au chapitres "Mes mails", cliquez sur "Gérer mon message d'absence". Vous pouvez activer votre message d'absence en choisissant d'indiquer ou non vos dates d'absence.Penser à rédiger un message d'absence clair.

Attention : Outlook ne vous permet pas de générer l'envoi automatique de message d'absence.En effet, Outlook ne fonctionne (envoi et réception de mails) que s'il est ouvert et connecté. Lorsque vous êtes en vacances, votre ordinateur est a priori éteint.Si vous utilisez Outlook pour lire les mails du compte de votre fournisseur d'accès Internet, il vous faudra créer votre message d'absence sur le webmail de votre fournisseur d'accès.Si vous utilisez un webmail type Hotmail, créez votre message sur Hotmail en cliquant sur "Option mail" puis "Autres options".

A savoir : Certains webmails, comme Yahoo, ne proposent pas cette option. 

4 - Décorer vos messages

Envoyer une invitation ou annoncer un heureux événement en écrivant en noir sur fond blanc, voilà des mails qui manquent un peu de charme...Toutes les messageries vous proposent de personnaliser votre mail en insérant des motifs abstraits, des photos, des images de nature, d'espace...

Pour décorer votre mail :

Sur Gmail :Cliquez sur "Paramètres", en haut à droite puis "Thèmes" et choisissez.

Sur votre webmail Orange :Lors de la rédaction de votre mail, cliquez sur la flèche "Thèmes". Une série de fonds d'écran pour mail vous sera alors proposée. Cliquez alors sur le thème de votre choix.

Sur Outlook express :Cliquez sur "Message" dans la barre de menu, puis sélectionnez "Nouveau message avec" et cliquez ensuite sur le thème de votre choix.

5 - Mettre de la musique dans un mail

Comment votre e-mail peut-il sortir du lot dans la boîte mail d'un de vos contacts ? En y ajoutant un son ou un morceau de musique qui se jouera dès l'ouverture de votre message !

Pour ajouter de la musique à vos mails :

Sur Outlook express :Lors de la rédaction de votre message, cliquez dans la barre de menu sur "Format" puis sélectionnez "Arrière-plan" et cliquez sur "Son".

Une boîte de dialogue vous propose alors de sélectionner un son à joindre à votre mail. Vous pouvez ensuite sélectionner une lecture simple ou une lecture en continu de la musique ou du son.

Attention : Veillez au poids du fichier dans le cas où vous sélectionnez un long morceau de musique. L'envoi et la réception de votre mail peuvent être ralentis par des fichiers trop lourds... 

6 - Vérifier l'orthographe de vos mails

Personne n'est à l'abri de commettre des fautes d'orthographe lors de la rédaction d'un document. Des options de vérification et de correction, plus ou moins évoluées, vous permettent d'envoyer un mail vierge de faute...

Avec Gmail :Après avoir rédigé votre mail, cliquez simplement sur "Vérifier l'orthographe" (en haut à droite de la zone de texte). Les fautes seront alors surlignées de jaune.

Avec le webmail Orange:Un simple lien "Vérifier l'orthographe" vous propose de détecter les éventuelles fautes au moment de la rédaction du message. Ce lien est situé au-dessus du lien "Police".

Avec le webmail Outlook express :Outlook vous propose également de vérifier l'orthographe une fois la rédaction du message terminée.

Outlook dispose également d'une option de vérification orthographique plus évoluée. Une fois l'option activée, il vérifiera lui-même l'orthographe avant l'envoi du mail. Vous n'avez plus à penser aux éventuelles fautes, Outlook le fera à votre place !

Pour activer cette option, cliquez sur "Outils", puis "Options", sélectionnez l'onglet "orthographe" puis cocher la case "Toujours vérifier l'orthographe avant l'envoi".

7 - Sauvegarder son carnet d'adresses

Sur un compte mail, la taille du fichier "Mes contacts" grandit mois après mois. Et ce fichier peut devenir très précieux si vous avez pris le temps de renseigner vos contacts en ajoutant à leur adresse mail, leur numéro de téléphone, leur adresse postale... Comment alors sécuriser toutes ces informations ?

La meilleure solution est encore d'effectuer une sauvegarde de ces données sur votre ordinateur.

Sur Gmail :

Cliquez sur "Messagerie" (en haut à gauche sous l'icone Gmail) puis sur "Contacts" dans le menu déroulant. Une nouvelle page apparait. Sous la barre de recherche, cliquez sur le bouton "Plus". Dans le menu déroulant sélectionnez ensuite "Exporter" puis confirmez.

Avec Outlook express :Dans le menu principal, cliquez sur "Fichier", puis sur "Exporter". Choisissez "Carnet d'adresses" puis sélectionnez "fichier texte" comme mode de sauvegarde.

Sur le webmail Orange :Cliquez sur l'onglet "Mes contacts" puis cliquez sur la partie gauche de l'écran sur l'onglet "Synchro PC". Suivez ensuite les instructions.Au final, le webmail Orange vous permet d'intégrer vos contacts à Outlook Express. Pour récupérer un fichier texte simple de vos contacts, suivez les instructions d'exportation détaillées dans le paragraphe précédent.