Généalogie : 7 conseils pour organiser votre documentation comme des pros

Lettres, photographies, bobines de film, dossiers de notaires, coupures de presse, extraits de naissance, mais aussi comptes rendus d’entretiens, journaux intimes, voire messages griffonnés sur un coin de nappe… Tous ces supports peuvent faire partie de votre documentation généalogique.

Définissez votre “système” de généalogiste

Les organiser, et adopter une classification consciencieuse, vous le découvrirez vite si vous en êtes au début de votre démarche, cela peut éviter bien des déboires. Comme le fait  de "perdre" des informations. Plus encore, cette structuration de votre enquête, en quelque sorte votre “système”, c’est justement ce qui pourra vous aider à débloquer des questionnements, voire vous entraîner dans des directions insoupçonnées. 

Aussi personnel soit-il, ce “modèle”, qui s’affinera sans doute au cours de vos enquêtes en fonction de vos besoins et de vos objectifs, peut néanmoins s’inspirer de méthodologies professionnelles. 

Prendre soin de ses archives physiques

Si vous pratiquez la généalogie pour le plaisir, pour partager cette activité en famille, voire par passion, point n’est besoin de suivre une formation poussée en archivistique. Sauf bien sûr si le sujet vous passionne. Auquel cas, vous vous procurez au plus vite l’Abrégé d'archivistique de l’Association des archivistes français, une véritable “bible” dans le domaine. 

Néanmoins, si vous souhaitez que votre documentation soit aisément réutilisable par vous, vos successeurs ou quiconque serait intéressé par vos recherches, si vous souhaitez également que ces trésors soient préservés dans le temps, il vous faudra prendre quelques précautions. 

Vous attribuerez une “cote” (un code de classification) à chaque document, et vous réaliserez des inventaires afin de pouvoir facilement retrouver les textes, photos et autres traces du passé. Vous prendrez soin également, dans la mesure du possible, de conserver vos classeurs et boîtes loin des sources de chaleur et d’humidité. Évitez également les contenant susceptibles de contenir de l’acide, et même d’utiliser des trombones  ou bien du scotch. Le site des archives départementales des Ardennes listent par exemple un certain nombre de bonnes pratiques. 

Numériser son “système” généalogique 

Ces inventaires, il y a de fortes probabilités pour que vous les réalisiez grâce à votre ordinateur. Du reste, puisque les lieux où vous trouverez votre documentation, notamment les archives départementales, proposent de plus en plus des fonds “virtuels” (et accessibles à distance), une large partie de votre propre fonds sera sans doute lui aussi numérisé. 

Afin de conserver longtemps vos précieuses informations, vous en viendrez probablement à numériser les archives physiques en votre possession ou bien consultées dans les lieux dédiés à cet effet - prenez toujours soin de vérifier quels sont vos droits à cet égard. 

Pour réaliser un arbre généalogique, conserver vos notes et organiser vos données, vous pourrez même avoir recours à des logiciels spécialisés. Souvent payants, il n’ont rien d’obligatoire bien entendu, et vous pouvez tout à fait utiliser des outils informatiques plus généralistes tels que des tableurs par exemple. 

Quelle classification choisir ? 

Quant au système de classification à retenir, lui aussi dépend un peu du style et surtout des besoins de chacun. Si votre approche consiste surtout à enquêter en profondeur sur une ou deux personnes parmi vos ancêtres, vous choisirez sans doute de classer les documents de manière chronologique ou géographique. En revanche, si vous souhaitez établir l’arbre le plus fourni possible, vous créerez probablement des dossiers par familles et… par branche !

Dans ce cas, la “numérotation “Sosa-Stradonitz” pourra vous être utile. Elle peut sembler impressionnante mais point d’inquiétude, elle n’est pas indispensable non plus. Il y a en tout cas de fortes chances pour que vous ayez, d'une manière ou d'une autre, affaire à cette méthode de classification employée par les généalogistes.

Un peu de maths avec “Sosa-Stradonitz” 

SI vous êtes curieux, cette méthodologie conçue au XVIIe siècle par un moine, Jérôme de Sosa à partir d’un système déjà existant, fut affinée et popularisée par le généalogiste allemand Stephan Kekulé von Stradonitz. Elle consiste à attribuer le numéro 1 à un individu dont on recherche l’ascendance. Il s’agit souvent de la personne “racine”, par exemple vous ou bien votre petit-enfant. Vous attribuerez le numéro 2 à son père puis le 3 à sa mère etc. A chaque personne correspond donc un numéro : pair pour les hommes, impair pour les femmes (il est nécessaire de genrer les personnes pour que ce système fonctionne). 

Le numéro attribué à un père sera toujours le double de celui de sa fille ou de son fils. Pour une mère, il s’agira du double + 1. Quant à une épouse, elle portera ainsi le numéro de son mari “+1”. Par exemple, pour Marguerite Dupond, épouse d’Alfred Dupond (numéro 42), le numéro 43 sera attribué. Et Josephine, leur fille, porte le numéro 21. 

Cette technique assez poussée est loin d’être la seule potentiellement utile pour classer une documentation. Voici dans le diaporama ci-dessous 7 coneils pour organiser vos archives de façon efficace (et découvrez pourquoi l’une d’entre elles est un peu magique…)